Algemene Voorwaarden

Privacybeleid: /nl/privacy/
Voorwaarden: /nl/terms/

Account: Een uniek profiel dat toegang geeft tot de Diensten.

Klant: De organisatie die verantwoordelijk is voor betaling en gebruikersbeheer.

Gebruiker: Elk individu dat door de Klant is geautoriseerd om toegang te krijgen tot de Diensten.

Diensten: Het online softwareplatform van CalaHQ en gerelateerde apps, functies en API\'s.

Abonnementsplan / Termijn: Het pakket aan functies en de factureringsperiode (maandelijks/jaarlijks).

Klantgegevens: Gegevens die jij of jouw Gebruikers indienen bij of via de Diensten, inclusief verlofinstellingen, medewerkersgegevens, aanvragen, auditlogs, bijlagen en configuraties.

Documentatie: Alle handleidingen, helpteksten, API-documenten of functiebeschrijvingen die door CalaHQ worden verstrekt.

Niet-Cala Diensten: Producten of integraties van derden die met de Diensten worden gebruikt (bijv. e-mail, SSO, HRIS).

Geaggregeerde/Gede-identificeerde Gegevens: Gegevens die een Klant of individu niet identificeren, gebruikt voor analyses en het verbeteren van de Diensten.

3.1 Licentie

Onder voorbehoud van tijdige betaling en naleving van deze Voorwaarden, verleent CalaHQ de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-sublicentieerbaar recht op toegang tot en gebruik van de Diensten tijdens de Abonnementsperiode voor interne zakelijke doeleinden. De Klant is verantwoordelijk voor de naleving door Gebruikers.

3.2 Accounts & Veiligheid

De Klant beheert wie toegang krijgt. Houd inloggegevens vertrouwelijk en zorg ervoor dat elke Gebruiker een unieke login heeft. Breng ons onmiddellijk op de hoogte van vermoede ongeautoriseerde toegang.

3.3 Wijzigingen & Beschikbaarheid

We kunnen de Diensten updaten, verbeteren of wijzigen (bijv. beveiligingspatches, functie-updates). We kunnen onderhoudsvensters inplannen en toegang tijdelijk opschorten om urgente problemen aan te pakken.

3.4 API\'s

Indien aangeboden, is het gebruik van API\'s onderdeel van de Diensten en onderworpen aan deze Voorwaarden. We kunnen API-functies wijzigen of stopzetten met of zonder kennisgeving.

3.5 Bèta\'s/Previews

We kunnen bèta- of early-access functies ("Bètafuncties") aanbieden. Deze worden "as is" aangeboden, kunnen worden ingetrokken en kunnen onderworpen zijn aan aanvullende voorwaarden.

4.1 Eigendom

De Klant behoudt alle rechten op Klantgegevens.

4.2 Licentie om de Dienst te exploiteren

De Klant verleent CalaHQ een wereldwijde, beperkte licentie om Klantgegevens te hosten, verwerken, verzenden, weergeven en back-uppen voor zover nodig om de Diensten te leveren, onderhouden, beveiligen en verbeteren, en zoals anderszins toegestaan door het Privacybeleid.

4.3 Geaggregeerde/Gede-identificeerde Gegevens

We kunnen Geaggregeerde/Gede-identificeerde Gegevens gebruiken voor analyses, benchmarking en het verbeteren van de Diensten. We zullen de Klant of individuen niet identificeren in dergelijke outputs.

4.4 Privacy & Beveiliging

We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met ons Privacybeleid (/nl/privacy/). Waar vereist, zal een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) ter ondertekening beschikbaar worden gesteld.

4.5 Verantwoordelijkheden van de Klant

De Klant is verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle rechten en toestemmingen die nodig zijn om Klantgegevens aan de Diensten te leveren en voor het configureren van instellingen (bijv. verlofbeleid) in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

5.1 Niet-Cala Diensten

Integraties met Niet-Cala Diensten zijn optioneel en onderworpen aan de voorwaarden van die providers. We zijn niet verantwoordelijk voor Niet-Cala Diensten en kunnen een integratie uitschakelen die de beveiliging, functionaliteit of naleving in gevaar brengt.

5.2 Gegevensuitwisseling

Het inschakelen van een integratie autoriseert CalaHQ om Klantgegevens uit te wisselen met de relevante provider zoals nodig is voor het functioneren van de integratie.

6.1 Plannen & Tarieven

Toegang hangt af van je Abonnementsplan en Termijn. Planfuncties, limieten en prijzen worden vermeld in de Diensten of op het bestelformulier.

6.2 Automatische Verlenging

Abonnementen worden automatisch verlengd voor opeenvolgende Termijnen, tenzij ze voor het einde van de huidige Termijn worden geannuleerd.

6.3 Prorata & Wijzigingen

Planwijzigingen (bijv. licenties, upgrades, add-ons) treden onmiddellijk in werking; kosten worden naar rato berekend waar van toepassing.

6.4 Betalingen

Vergoedingen zijn vooraf verschuldigd en worden betaald via onze betalingsverwerker (bijv. Stripe). Je machtigt periodieke afschrijvingen voor verlengingen en planwijzigingen.

6.5 Belastingen

Vergoedingen zijn exclusief belastingen. Je bent verantwoordelijk voor toepasselijke belastingen, heffingen en toeslagen, met uitzondering van belastingen op het inkomen van CalaHQ. Waar vereist, zullen wij belastingen innen en afdragen op basis van jouw factuurgegevens.

6.6 Te Late/Mislukte Betalingen

Als een afschrijving mislukt en niet tijdig wordt verholpen, kunnen we de toegang opschorten of beëindigen.

6.7 Restituties

Behalve waar wettelijk vereist of uitdrukkelijk vermeld op een bestelformulier, zijn vergoedingen niet-restitueerbaar. Je kunt op elk moment annuleren; toegang blijft behouden tot het einde van de huidige Termijn.

6.8 Tariefwijzigingen

We kunnen prijzen voor de toekomst wijzigen. Nieuwe tarieven zijn van toepassing bij de volgende verlenging. Als je niet akkoord gaat, annuleer dan vóór de verlenging.

Jij zult niet, en zult anderen niet toestaan om:

• de Diensten te kopiëren, wijzigen of er afgeleide werken van te maken;
• reverse engineering toe te passen of te proberen broncode te extraheren (behalve voor zover wettelijk toegestaan);
• beveiligings- of toegangscontroles te omzeilen;
• de Diensten te gebruiken om de wet of rechten van derden te schenden;
• kwaadaardige code in te dienen;
• het gebruik van anderen te verstoren;
• de Diensten door te verkopen, te verhuren of te leasen;
• aantallen Gebruikers verkeerd voor te stellen om kosten te vermijden;
• de Diensten te gebruiken voor risicovolle activiteiten waarbij falen kan leiden tot de dood, persoonlijk letsel of ernstige milieu- of eigendomsschade.

8.1 Eigendom

CalaHQ en haar licentiegevers bezitten alle rechten op de Diensten en Documentatie. Er worden geen rechten verleend, behalve zoals uitdrukkelijk vermeld.

8.2 Feedback

Als je feedback of suggesties geeft, mag CalaHQ deze zonder beperking of verplichting gebruiken.

Elke partij kan Vertrouwelijke Informatie van de andere partij ontvangen. De ontvangende partij zal deze alleen gebruiken om onder deze Voorwaarden te presteren, deze met redelijke zorg beschermen, en niet bekendmaken behalve aan personeel, adviseurs en aannemers met een 'need to know' en onder geheimhoudingsverplichtingen. Deze verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie die openbaar is, reeds bekend was, onafhankelijk is ontwikkeld of rechtmatig van een derde is ontvangen. Indien wettelijk verplicht om bekend te maken, zal de ontvangende partij hiervan kennisgeving doen (indien wettelijk toegestaan).

Voor zover maximaal toegestaan door de wet, worden de Diensten geleverd "as is" en "as available." CalaHQ wijst alle garanties af, expliciet of impliciet, inclusief verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel, niet-inbreuk, en dat de Diensten foutloos, ononderbroken zullen zijn of aan jouw vereisten zullen voldoen. Je bent verantwoordelijk voor hoe je verlofbeleid configureert en outputs interpreteert in je eigen HR/juridische context.

11.1 Door de Klant

De Klant zal CalaHQ (en haar filialen, functionarissen, directeuren en werknemers) verdedigen, vrijwaren en schadeloos stellen tegen claims, schade, verliezen, aansprakelijkheden, kosten en uitgaven (inclusief redelijke juridische kosten) voortvloeiend uit: (a) Klantgegevens; (b) gebruik van de Diensten in strijd met deze Voorwaarden of de wet; (c) gebruik van Niet-Cala Diensten; of (d) geschillen tussen de Klant en een Gebruiker of derde.

11.2 IP-claims door Derden (Verantwoordelijkheid CalaHQ)

Als een derde beweert dat de Diensten inbreuk maken op hun intellectueel eigendom, mag CalaHQ (naar eigen keuze): (i) het recht voor jou verkrijgen om de Diensten te blijven gebruiken; (ii) de Diensten wijzigen om inbreuk te voorkomen; of (iii) de betreffende functies beëindigen en een pro-rata restitutie bieden voor vooraf betaalde, ongebruikte vergoedingen. Deze sectie is niet van toepassing op claims voortvloeiend uit Klantgegevens, combinaties met niet-Cala producten, of gebruik in strijd met deze Voorwaarden.

Geen Indirecte Schade. CalaHQ is niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele, speciale, gevolg-, voorbeeldige of punitieve schade, of verlies van inkomsten, winst, goodwill of gegevens.

Plafond. De totale aansprakelijkheid van CalaHQ voor alle claims samen zal de vergoedingen die door de Klant aan CalaHQ zijn betaald voor de Diensten in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding gaf tot de claim, niet overschrijden.

Deze beperkingen zijn niet van toepassing op aansprakelijkheid die niet wettelijk kan worden uitgesloten.

13.1 Looptijd

Deze Voorwaarden zijn van toepassing vanaf acceptatie en duren voort gedurende jouw Abonnementsperiode(n).

13.2 Opschorting

We kunnen de toegang opschorten wegens niet-betaling, beveiligingsproblemen of misbruik.

13.3 Beëindiging

Beide partijen kunnen beëindigen wegens wezenlijke contractbreuk als deze niet binnen 30 dagen na schriftelijke kennisgeving is verholpen. Je kunt ook op elk moment beëindigen (vergoedingen blijven verschuldigd tot het einde van de Termijn).

13.4 Gevolg

Bij beëindiging eindigt je recht op toegang tot de Diensten. We zullen Klantgegevens beschikbaar stellen voor export gedurende 30 dagen na beëindiging (behalve waar verboden door de wet of deze Voorwaarden). Daarna kunnen we Klantgegevens van actieve systemen verwijderen in overeenstemming met onze gegevensbewaringspraktijken.

13.5 Voortbestaan

Secties die bedoeld zijn om voort te bestaan (waaronder vertrouwelijkheid, IP, gegevens, garantiedisclaimers, vrijwaringen, aansprakelijkheidsbeperkingen en betalingsverplichtingen) blijven na beëindiging van kracht.

Je verklaart dat jij en je Gebruikers zich niet bevinden in, georganiseerd zijn onder de wetten van, of gewoonlijk verblijven in een jurisdictie waarop een embargo rust door de EU, VK of de VS, en niet op een beperkte of geweigerde partijenlijst staan. Je zult voldoen aan de toepasselijke export-, sanctie- en anti-omkopingswetten.

Je mag deze Voorwaarden niet overdragen zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming, behalve aan een filiaal of in verband met een fusie, reorganisatie of verkoop van vrijwel alle activa, mits de cessionaris alle verplichtingen op zich neemt. CalaHQ mag naar eigen goeddunken overdragen of uitbesteden; CalaHQ blijft verantwoordelijk voor de prestaties van onderaannemers.

We kunnen kennisgevingen sturen naar het e-mailadres in je Account of via de Diensten. Je kunt juridische kennisgevingen sturen naar support@calahq.com (en we kunnen een bijgewerkt juridisch adres in de Diensten opgeven).

Deze Voorwaarden worden beheerst door de wetten van Letland. Rechtbanken in Riga, Letland, hebben exclusieve jurisdictie over geschillen, en de partijen stemmen in met persoonlijke jurisdictie en locatie daar (zonder rekening te houden met regels van conflictenrecht). Het VN-Verdrag inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken is niet van toepassing.

Volledige Overeenkomst. Deze Voorwaarden, het Privacybeleid en eventuele bestelformulieren vormen de volledige overeenkomst en vervangen eerdere afspraken.

Deelbaarheid. Als een bepaling onafdwingbaar is, blijft de rest van kracht.

Geen Afstandsverklaring. Het niet afdwingen van een bepaling is geen afstandsverklaring.

Overmacht. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertragingen buiten haar redelijke controle.

Taal. We kunnen vertalingen aanbieden voor het gemak; de Engelse versie is leidend in geval van een conflict.