Privacybeleid

Afhankelijk van de context kan CalaHQ optreden als verwerkingsverantwoordelijke of als gegevensverwerker. Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens met betrekking tot onze website, marketing, accountbeheer, facturering, ondersteuning, beveiliging en productanalyse. We treden over het algemeen op als gegevensverwerker voor Klantgegevens die zakelijke klanten in CalaHQ uploaden om hun teams, verlofbeleid, kalenders en gerelateerde records te beheren.

We verzamelen de volgende categorieën gegevens wanneer je CalaHQ gebruikt:

• Accountinformatie: Naam, e-mailadres, wachtwoord en organisatiegegevens wanneer je een account aanmaakt.
• Abonnements- & Facturatiegegevens: Bedrijfsnaam, factuuradres, btw-nummer en betalingsinformatie (verwerkt via externe aanbieders zoals Stripe).
• Gebruiksgegevens: Loggegevens, apparaattype, IP-adres, browsertype, verwijzingsinformatie en acties binnen de app voor beveiliging, diagnostiek, analyses en serviceverbetering.
• Cookie en Vergelijkbare Technologiegegevens: We gebruiken essentiële cookies voor kernfuncties van de site en app, en kunnen niet-essentiële technologieën gebruiken via tools zoals Google Tag Manager, Google Analytics, Meta Pixel, en vergelijkbare analyse- of advertentietools die we in de toekomst aannemen.
• Klantgegevens: Gegevens ingevoerd door jou of je organisatie (bijv. namen van werknemers, verlofaanvragen en instellingen). Deze gegevens zijn eigendom van de Klant.
• Supportgegevens: Informatie die je deelt wanneer je contact opneemt met ons ondersteuningsteam.

We gebruiken verzamelde gegevens om:

• De Diensten te leveren, te onderhouden en te verbeteren.
• Betalingen te verwerken en abonnementen te beheren.
• Gebruikers te authenticeren en accounts te beveiligen.
• Te reageren op supportverzoeken en updates te communiceren.
• Geaggregeerd gebruik te analyseren voor prestaties, betrouwbaarheid, productbeslissingen en probleemoplossing.
• Websiteverkeer, campagneprestaties en productinteresse te meten, voor zover we hiertoe gerechtigd zijn.
• Cookie- en trackingvoorkeuren op te slaan en te respecteren waar vereist door de wet.
• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen en onze Voorwaarden te handhaven.

Als een in de EU gevestigd bedrijf, verwerkt CalaHQ persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen onder de AVG (GDPR):

• Contractuele noodzaak: Om de Diensten te leveren en te exploiteren waarop je geabonneerd bent.
• Gerechtvaardigd belang: Om de veiligheid te verbeteren, prestaties te analyseren en misbruik te voorkomen.
• Toestemming: Voor niet-essentiële cookies, analyses, advertentie- of retargetingtechnologieën en andere optionele functies waar toestemming voor vereist is.
• Wettelijke verplichting: Wanneer vereist door toepasselijke wetgeving of autoriteiten.

Wij verkopen of verhuren je persoonsgegevens niet. We kunnen gegevens alleen in de volgende gevallen delen:

• Met dienstverleners die gegevens namens ons verwerken, zoals hosting-, infrastructuur-, authenticatie-, communicatie-, facturatie-, analyse-, tagbeheer- en advertentiemetingsproviders, gebonden door vertrouwelijkheids- en gegevensverwerkingsverplichtingen waar vereist.
• Waar ingeschakeld, met aanbieders zoals Google en Meta voor analyses, tagbeheer en marketingmetingen in verband met onze website en campagnes, onderhevig aan jouw voorkeuren en de toepasselijke wetgeving.
• Met integraties van derden die je inschakelt (bijv. SSO, HRIS), voor zover nodig voor de functionaliteit.
• Om te voldoen aan wettelijke verzoeken of om de rechten, eigendommen of de veiligheid van gebruikers van CalaHQ te beschermen.
• In verband met een bedrijfsoverdracht (bijv. fusie, overname), met aanhoudende bescherming van jouw gegevens.

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden beschreven in dit Beleid, inclusief het leveren van de Diensten, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, het oplossen van geschillen en het handhaven van onze overeenkomsten.

• Account- en werkruimtebeheergegevens: bewaard zolang de relevante account- of klantrelatie actief blijft.
• Klantgegevens: bewaard voor de duur van het abonnement en vervolgens verwijderd van actieve systemen binnen 30 dagen na verwijdering of beëindiging, met resterende bewaring in back-ups gedurende een beperkte periode volgens onze back-upcycli, tenzij de wet anders vereist.
• Facturatie- en belastinggegevens: bewaard voor de periode die vereist is door de toepasselijke boekhoud- en belastingwetten.
• Support- en beveiligingsrecords: bewaard zolang als redelijkerwijs nodig is om problemen te onderzoeken, misbruik te voorkomen en de Diensten te onderhouden.
• Cookie- en analysegegevens: bewaard volgens de instellingen van de relevante tools en onze interne bewaringspraktijken.

We gebruiken technische en organisatorische maatregelen volgens de industriestandaard om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Dit omvat versleuteling tijdens verzending (HTTPS), veilige datacenters en toegangscontroles. Geen enkele online dienst kan echter absolute veiligheid garanderen.

Jouw gegevens kunnen worden verwerkt in de Europese Unie of andere landen waar onze dienstverleners actief zijn. Bij het overdragen van gegevens buiten de EU/EER vertrouwen we op passende waarborgen, zoals Standaard Contractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie.

Onder de toepasselijke wetgeving (inclusief AVG/GDPR) heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Inzage in de gegevens die we over jou hebben.
• Verzoek om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verzoek om verwijdering ("recht om vergeten te worden") wanneer wettelijk toegestaan.
• Beperken van of bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten.
• Verzoek om gegevensoverdraagbaarheid.
• Intrekken van toestemming voor verwerking (waar van toepassing).

Neem om je rechten uit te oefenen contact met ons op via support@calahq.com. We zullen binnen 30 dagen reageren, zoals vereist door de wet.

Als we jouw gegevens verwerken namens een van onze zakelijke klanten, moet je mogelijk ook rechtstreeks contact opnemen met die klant, aangezien zij bepalen hoe je organisatie CalaHQ gebruikt.

CalaHQ gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën op de website en binnen de Diensten.

• Essentiële cookies: gebruikt voor kernfunctionaliteit zoals authenticatie, sessiebeheer, beveiliging, load balancing en opslag van voorkeuren. Deze zijn over het algemeen noodzakelijk om de Diensten goed te laten werken.
• Analyse- en tagbeheertools: we kunnen tools gebruiken zoals Google Tag Manager en Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken en de prestaties te verbeteren.
• Marketing- en advertentiemetingstools: we kunnen tools gebruiken zoals Meta Pixel en vergelijkbare technologieën om campagneprestaties te meten, interesse in CalaHQ te begrijpen en marketingactiviteiten te ondersteunen.
• Toekomstige tools: we kunnen in de loop der tijd aanvullende analyse-, marketing- of meettechnologieën aannemen. Waar wettelijk vereist, zullen deze tools vallen onder onze aanpak voor toestemming en voorkeurenbeheer voordat ze worden geactiveerd.

Waar vereist door de toepasselijke wetgeving, zullen we om toestemming vragen via onze cookiebanner voordat we niet-essentiële cookies of vergelijkbare technologieën plaatsen of lezen. Je kunt cookies ook beheren via je browserinstellingen, hoewel het uitschakelen van sommige technologieën de functionaliteit van de site kan beïnvloeden.

De Diensten zijn niet gericht op personen onder de 16 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Als je vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op voor verwijdering.

We kunnen dit Privacybeleid periodiek bijwerken. De "Laatst bijgewerkt" datum geeft de meest recente herziening aan. Belangrijke wijzigingen zullen we via e-mail of een melding in de app communiceren. Voortgezet gebruik na updates betekent dat je het herziene Beleid accepteert.

Voor privacygerelateerde vragen, verzoeken of klachten kun je contact opnemen met:

Als je in de EU bent gevestigd en van mening bent dat we je probleem niet hebben opgelost, kun je een klacht indienen bij je lokale gegevensbeschermingsautoriteit. In Letland is de toezichthoudende autoriteit de Data State Inspectorate (Datu valsts inspekcija).