Politika zasebnosti

Glede na kontekst lahko CalaHQ nastopa kot upravljavec podatkov ali obdelovalec podatkov. Delujemo kot upravljavec podatkov v zvezi z našo spletno stranjo, marketingom, administracijo računov, zaračunavanjem, podporo, varnostjo in analitiko produkta. Običajno delujemo kot obdelovalec za podatke strank (Customer Data), ki jih poslovne stranke vnesejo v CalaHQ za upravljanje svojih ekip, pravil dopustov, koledarjev in povezanih evidenc.

Pri uporabi CalaHQ zbiramo naslednje kategorije podatkov:

• Podatki o računu: Ime, e-poštni naslov, geslo in podrobnosti o organizaciji, ko ustvariš račun.
• Podatki o naročnini in obračunavanju: Ime podjetja, naslov za izstavitev računa, davčna številka in podatki o plačilu (obdelani prek zunanjih ponudnikov, kot je Stripe).
• Podatki o uporabi: Podatki iz dnevnikov (logs), vrsta naprave, IP naslov, vrsta brskalnika, podatki o napotitvi in dejanja znotraj aplikacije za namene varnosti, diagnostike, analitike in izboljšanja storitev.
• Podatki o piškotkih in podobnih tehnologijah: Uporabljamo nujne piškotke za osnovno delovanje spletnega mesta in aplikacije, ter lahko uporabljamo ne-nujne tehnologije prek orodij, kot so Google Tag Manager, Google Analytics, Meta Pixel, ter podobna orodja za analitiko ali oglaševanje, ki jih sprejmemo v prihodnosti.
• Podatki stranke: Podatki, ki jih vneseš ti ali tvoja organizacija (npr. imena zaposlenih, zahtevki za dopust in nastavitve). Ti podatki pripadajo stranki.
• Podatki za podporo: Informacije, ki jih deliš ob stiku z našo ekipo za podporo.

Zbrane podatke uporabljamo za:

• Zagotavljanje, vzdrževanje in izboljševanje storitev.
• Obdelavo plačil in upravljanje naročnin.
• Avtentikacijo uporabnikov in zavarovanje računov.
• Odgovarjanje na zahteve za podporo in obveščanje o posodobitvah.
• Analiziranje združene uporabe za namene zmogljivosti, zanesljivosti, produktnih odločitev in odpravljanje napak.
• Merjenje prometa na spletnem mestu, uspešnosti kampanj in zanimanja za produkt, kjer nam je to dovoljeno.
• Shranjevanje in spoštovanje nastavitev piškotkov in sledenja, kjer to zahteva zakonodaja.
• Skladnost s pravnimi obveznostmi in uveljavljanje naših pogojev uporabe.

Kot podjetje s sedežem v EU CalaHQ obdeluje osebne podatke na podlagi naslednjih zakonitih podlag v skladu z GDPR:

• Pogodbena nujnost: Za zagotavljanje in upravljanje storitev, na katere si naročen.
• Zakoniti interes: Za izboljšanje varnosti, analizo zmogljivosti in preprečevanje zlorab.
• Privolitev: Za ne-nujne piškotke, analitiko, oglaševalske ali retargeting tehnologije in druge izbirne funkcije, kjer je potrebna privolitev.
• Zakonska obveznost: Kjer to zahteva veljavna zakonodaja ali pristojni organi.

Tvojih osebnih podatkov ne prodajamo ali dajemo v najem. Podatke lahko delimo samo v naslednjih primerih:

• S ponudniki storitev, ki obdelujejo podatke v našem imenu, kot so ponudniki gostovanja, infrastrukture, avtentikacije, komunikacij, zaračunavanja, analitike, upravljanja oznak (tag management) in merjenja oglaševanja, pri čemer jih zavezujejo obveznosti glede zaupnosti in obdelave podatkov, kjer je to zahtevano.
• Kjer je omogočeno, s ponudniki, kot sta Google in Meta, za analitiko, upravljanje oznak in merjenje marketinga v povezavi z našo spletno stranjo in kampanjami, v skladu s tvojimi nastavitvami in veljavno zakonodajo.
• Z zunanjimi integracijami, ki jih omogočiš (npr. SSO, HRIS), v obsegu, ki je potreben za njihovo delovanje.
• Za izpolnjevanje zakonskih zahtev ali zaščito pravic podjetja CalaHQ, lastnine ali varnosti uporabnikov.
• V povezavi s prenosom poslovanja (npr. združitev, prevzem), z nadaljnjo zaščito tvojih podatkov.

Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namene, opisane v tej politiki, vključno z zagotavljanjem storitev, izpolnjevanjem zakonskih obveznosti, reševanjem sporov in uveljavljanjem naših pogodb.

• Podatki o administraciji računa in delovnega prostora: se hranijo, dokler je ustrezni račun ali poslovno razmerje aktivno.
• Podatki stranke: se hranijo za čas trajanja naročnine in se nato izbrišejo iz aktivnih sistemov v 30 dneh po izbrisu ali prekinitvi, pri čemer ostanejo v varnostnih kopijah omejeno obdobje v skladu z našimi cikli ustvarjanja varnostnih kopij, razen če zakon zahteva drugače.
• Evidence o obračunavanju in davkih: se hranijo v obdobju, ki ga zahteva veljavna računovodska in davčna zakonodaja.
• Evidence o podpori in varnosti: se hranijo toliko časa, kolikor je razumno potrebno za raziskavo težav, preprečevanje zlorab in vzdrževanje storitev.
• Podatki o piškotkih in analitiki: se hranijo v skladu z nastavitvami ustreznih orodij in našimi internimi praksami hrambe.

Uporabljamo industrijsko standardne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito tvojih podatkov pred izgubo, zlorabo in nepooblaščenim dostopom. Ti vključujejo šifriranje pri prenosu (HTTPS), varne podatkovne centre in nadzor dostopa. Kljub temu nobena spletna storitev ne more zagotoviti absolutne varnosti.

Tvoji podatki se lahko obdelujejo v Evropski uniji ali v drugih državah, kjer delujejo naši ponudniki storitev. Pri prenosu podatkov izven EU/EGP se zanašamo na ustrezne zaščitne ukrepe, kot so Standardne pogodbene klavzule (Standard Contractual Clauses), ki jih je odobrila Evropska komisija.

V skladu z veljavno zakonodajo (vključno z GDPR) imaš v zvezi s svojimi osebnimi podatki naslednje pravice:

• Dostop do podatkov, ki jih imamo o tebi.
• Zahteva za popravek netočnih ali nepopolnih podatkov.
• Zahteva za izbris (»pravica do pozabe«), kadar je to zakonsko dovoljeno.
• Omejitev ali ugovor zoper določene dejavnosti obdelave.
• Zahteva za prenosljivost podatkov.
• Preklic privolitve za obdelavo (kjer je to primerno).

Za uveljavljanje svojih pravic nas kontaktiraj na support@calahq.com. Odgovorili bomo v roku 30 dni, kot to zahteva zakonodaja.

Če tvoje podatke obdelujemo v imenu ene od naših poslovnih strank, se boš morda moral obrniti neposredno na to stranko, saj ona nadzoruje, kako tvoja organizacija uporablja CalaHQ.

CalaHQ na svoji spletni strani in znotraj storitev uporablja piškotke in podobne tehnologije.

• Nujni piškotki: se uporabljajo za osnovno funkcionalnost, kot so avtentikacija, upravljanje sej, varnost, uravnoteženje obremenitve in shranjevanje nastavitev. Ti so na splošno nujni za pravilno delovanje storitev.
• Orodja za analitiko in upravljanje oznak: lahko uporabljamo orodja, kot sta Google Tag Manager in Google Analytics, da bi razumeli, kako obiskovalci uporabljajo našo spletno stran in izboljšali njeno zmogljivost.
• Orodja za merjenje marketinga in oglaševanja: lahko uporabljamo orodja, kot je Meta Pixel, in podobne tehnologije za merjenje učinkovitosti kampanj, razumevanje zanimanja za CalaHQ in podporo marketinškim aktivnostim.
• Prihodnja orodja: sčasoma lahko uvedemo dodatne tehnologije za analitiko, marketing ali merjenje. Kjer to zahteva zakonodaja, bodo ta orodja zajeta v našem pristopu k privolitvi in upravljanju nastavitev preden so aktivirana.

Kjer to zahteva veljavna zakonodaja, bomo pred postavitvijo ali branjem ne-nujnih piškotkov ali podobnih tehnologij zaprosili za privolitev prek naše pasice za piškotke. Piškotke lahko upravljaš tudi v nastavitvah brskalnika, čeprav lahko onemogočanje nekaterih tehnologij vpliva na funkcionalnost spletnega mesta.

Storitve niso namenjene posameznikom, mlajšim od 16 let. Zavestno ne zbiramo podatkov od otrok. Če meniš, da nam je otrok posredoval osebne podatke, nas prosim kontaktiraj in zahtevaj njihov izbris.

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Datum »Zadnja posodobitev« označuje zadnjo revizijo. O pomembnih spremembah te bomo obvestili po e-pošti ali z obvestilom znotraj aplikacije. Nadaljnja uporaba po posodobitvah pomeni, da sprejemaš revidirano politiko.

Za vprašanja, zahteve ali pritožbe v zvezi z zasebnostjo se obrni na:

Če imaš sedež v EU in meniš, da nismo razrešili tvojega pomisleka, lahko vložiš pritožbo pri svojem lokalnem organu za varstvo podatkov. V Latviji je nadzorni organ Državni inšpektorat za podatke (Datu valsts inspekcija), v Sloveniji pa Informacijski pooblaščenec.