Zásady ochrany osobních údajů

V závislosti na kontextu může CalaHQ jednat buď jako správce údajů, nebo jako zpracovatel údajů. Jako správce jednáme u údajů týkajících se našeho webu, marketingu, správy účtů, fakturace, podpory, bezpečnosti a produktové analytiky. Obecně jednáme jako zpracovatel pro Zákaznická data, která firemní zákazníci nahrají do CalaHQ za účelem správy svých týmů, pravidel pro dovolenou, kalendářů a souvisejících záznamů.

Když používáš CalaHQ, shromažďujeme tyto kategorie dat:

• Informace o účtu: Jméno, e-mailová adresa, heslo a podrobnosti o organizaci při vytváření účtu.
• Údaje o předplatném a fakturaci: Název společnosti, fakturační adresa, daňové číslo a platební informace (zpracovávané přes poskytovatele třetích stran, jako je Stripe).
• Údaje o používání: Data z logů, typ zařízení, IP adresa, typ prohlížeče, informace o tom, odkud jsi přišel, a tvé akce v aplikaci za účelem bezpečnosti, diagnostiky, analytiky a zlepšování služeb.
• Data z cookies a podobných technologií: Pro základní funkce webu a aplikace používáme nezbytné cookies, a můžeme používat i doplňkové technologie skrze nástroje jako Google Tag Manager, Google Analytics, Meta Pixel a podobné, které nasadíme v budoucnu.
• Zákaznická data: Údaje, které vložíš ty nebo tvá organizace (např. jména zaměstnanců, žádosti o volno a nastavení). Tato data patří Zákazníkovi.
• Data pro podporu: Informace, které sdílíš, když kontaktuješ náš tým podpory.

Shromážděná data používáme k:

• Poskytování, údržbě a zlepšování Služeb.
• Zpracování plateb a správě předplatného.
• Ověřování uživatelů a zabezpečení účtů.
• Odpovídání na dotazy podpory a zasílání aktualizací.
• Analýze agregovaného používání pro zjišťování výkonu, spolehlivosti, produktová rozhodnutí a řešení problémů.
• Měření návštěvnosti webu, výkonu kampaní a zájmu o produkt tam, kde k tomu máme oprávnění.
• Ukládání a respektování předvoleb pro cookies a sledování, pokud to vyžaduje zákon.
• Dodržování právních předpisů a vymáhání našich Podmínek.

Jako společnost sídlící v EU zpracovává CalaHQ osobní údaje na základě těchto právních titulů podle GDPR:

• Plnění smlouvy: K poskytování a provozování Služeb, které sis předplatil.
• Oprávněný zájem: Ke zlepšování bezpečnosti, analýze výkonu a prevenci zneužití.
• Souhlas: Pro nepodstatné cookies, analytiku, reklamu nebo retargetingové technologie a další volitelné funkce, kde je souhlas vyžadován.
• Právní povinnost: Když to vyžaduje platný zákon nebo úřady.

Tvé osobní údaje neprodáváme ani nepronajímáme. Data můžeme sdílet pouze v těchto případech:

• S poskytovateli služeb, kteří zpracovávají data naším jménem, jako jsou poskytovatelé hostingu, infrastruktury, ověřování, komunikace, fakturace, analytiky a měření reklamy, kteří jsou vázáni povinností mlčenlivosti a dohodami o zpracování dat tam, kde je to nutné.
• Tam, kde je to povoleno, s poskytovateli jako Google a Meta pro analytiku, správu značek a měření marketingu ve spojení s naším webem a kampaněmi, s ohledem na tvé předvolby a platné zákony.
• S integracemi třetích stran, které povolíš (např. SSO, HRIS), a to v rozsahu nutném pro jejich fungování.
• Pro vyhovění právním požadavkům nebo ochranu práv, majetku CalaHQ či bezpečnosti uživatelů.
• V souvislosti s převodem podniku (např. fúze, akvizice), při zachování ochrany tvých dat.

Osobní údaje uchováváme pouze tak dlouho, jak je nezbytné pro účely popsané v těchto Zásadách, včetně poskytování Služeb, dodržování právních povinností, řešení sporů a vymáhání našich smluv.

• Údaje o správě účtu a pracovního prostoru: uchovávají se, dokud zůstává relevantní účet nebo vztah se zákazníkem aktivní.
• Zákaznická data: uchovávají se po dobu trvání předplatného a poté jsou do 30 dnů po smazání nebo ukončení odstraněna z aktivních systémů. V zálohách mohou ještě nějaký čas zůstat v závislosti na našich cyklech, pokud zákon nevyžaduje jinak.
• Fakturační a daňové záznamy: uchovávají se po dobu vyžadovanou platnými účetními a daňovými zákony.
• Záznamy podpory a bezpečnosti: uchovávají se tak dlouho, jak je to přiměřeně nutné k prošetřování problémů, prevenci zneužití a údržbě Služeb.
• Údaje z cookies a analytiky: uchovávají se podle nastavení příslušných nástrojů a našich interních postupů.

K ochraně tvých dat před ztrátou, zneužitím a neoprávněným přístupem používáme technická a organizační opatření, která jsou standardem v oboru. Zahrnují šifrování při přenosu (HTTPS), zabezpečená datová centra a kontroly přístupu. Nicméně žádná online služba nedokáže zaručit absolutní bezpečnost.

Tvá data mohou být zpracovávána v Evropské unii nebo jiných zemích, kde působí naši poskytovatelé služeb. Při přenosu dat mimo EU/EHP se spoléháme na odpovídající záruky, jako jsou standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí.

Podle platných zákonů (včetně GDPR) máš následující práva ohledně svých osobních údajů:

• Přístup k datům, která o tobě uchováváme.
• Žádat o opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
• Žádat o výmaz („právo být zapomenut“), pokud to zákon dovoluje.
• Omezit nebo vznést námitku proti určitým činnostem zpracování.
• Žádat o přenositelnost údajů.
• Odvolat souhlas se zpracováním (kde to připadá v úvahu).

Pokud chceš uplatnit svá práva, kontaktuj nás na support@calahq.com. Odpovíme ti do 30 dnů, jak vyžaduje zákon.

Pokud zpracováváme tvá data jménem jednoho z našich firemních zákazníků, možná budeš muset kontaktovat přímo daného zákazníka, jelikož ten kontroluje, jak tvá organizace CalaHQ používá.

CalaHQ používá na svém webu a ve Službách cookies a podobné technologie.

• Nezbytné cookies: používají se pro základní funkce jako autentizace, správa sezení, bezpečnost, vyvažování zátěže a ukládání preferencí. Bez nich Služby zpravidla nemohou správně fungovat.
• Nástroje pro analytiku a správu značek: můžeme používat nástroje jako Google Tag Manager a Google Analytics, abychom zjistili, jak návštěvníci používají náš web a jak ho můžeme zlepšit.
• Nástroje pro měření marketingu a reklamy: můžeme používat nástroje jako Meta Pixel a podobné k měření efektivity kampaní a sledování zájmu o CalaHQ.
• Budoucí nástroje: můžeme postupně nasadit i další technologie. Tam, kde to vyžaduje zákon, budou tyto nástroje před svou aktivací pokryty naším systémem pro správu souhlasů.

Tam, kde to vyžaduje platný zákon, požádáme před použitím nepodstatných cookies a technologií o souhlas prostřednictvím banneru. Své předvolby si můžeš upravit také v nastavení prohlížeče, i když zablokování některých technologií může omezit funkčnost webu.

Naše Služby nejsou určeny pro osoby mladší 16 let. Vědomě od dětí neshromažďujeme žádná data. Pokud se domníváš, že nám dítě poskytlo osobní údaje, prosím kontaktuj nás, abychom je smazali.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme čas od času aktualizovat. Datum „Poslední aktualizace“ ukazuje nejnovější revizi. O významných změnách tě budeme informovat e-mailem nebo přímo v aplikaci. Pokud budeš Služby používat i po aktualizaci, znamená to, že upravené Zásady přijímáš.

Máš-li dotazy ohledně soukromí nebo žádosti, kontaktuj:

Pokud sídlíš v EU a myslíš si, že jsme tvůj problém nevyřešili, můžeš podat stížnost u místního úřadu pro ochranu údajů. V Lotyšsku je tímto úřadem Data State Inspectorate (Datu valsts inspekcija).