Politique de confidentialité

Selon le contexte, CalaHQ peut agir soit comme contrôleur de données, soit comme sous-traitant de données. Nous agissons en tant que contrôleur pour les données relatives à notre site web, marketing, administration des comptes, facturation, support, sécurité et analyses de produits. Nous agissons généralement en tant que sous-traitant pour les Données Client que les entreprises téléchargent dans CalaHQ pour gérer leurs équipes, leurs politiques de congés, leurs calendriers et leurs registres associés.

Nous collectons les catégories de données suivantes lorsque tu utilises CalaHQ :

• Informations de compte : Nom, adresse e-mail, mot de passe et détails de l'organisation lors de la création d'un compte.
• Données d'Abonnement & Facturation : Nom de l'entreprise, adresse de facturation, numéro de TVA et informations de paiement (traitées via des fournisseurs tiers comme Stripe).
• Données d'Utilisation : Données de journal, type d'appareil, adresse IP, type de navigateur, informations de référence et actions dans l'application pour la sécurité, les diagnostics, les analyses et l'amélioration du service.
• Données de Cookies et Technologies Similaires : Nous utilisons des cookies essentiels pour les fonctions de base du site et de l'application, et pouvons utiliser des technologies non essentielles via des outils tels que Google Tag Manager, Google Analytics, Meta Pixel et d'autres outils d'analyse ou de publicité que nous pourrions adopter à l'avenir.
• Données Client : Données saisies par toi ou ton organisation (ex. noms des employés, demandes de congés et paramètres). Ces données appartiennent au Client.
• Données de Support : Informations que tu partages lorsque tu contactes notre équipe de support.

Nous utilisons les données collectées pour :

• Fournir, maintenir et améliorer les Services.
• Traiter les paiements et gérer les abonnements.
• Authentifier les utilisateurs et sécuriser les comptes.
• Répondre aux demandes de support et communiquer les mises à jour.
• Analyser l'utilisation agrégée pour la performance, la fiabilité, les décisions produit et le dépannage.
• Mesurer le trafic du site web, les performances des campagnes et l'intérêt pour nos produits lorsque nous y sommes autorisés.
• Stocker et respecter les préférences en matière de cookies et de suivi là où la loi l'exige.
• Respecter nos obligations légales et faire appliquer nos Conditions.

En tant qu'entreprise basée dans l'UE, CalaHQ traite les données personnelles selon les bases légales suivantes en vertu du RGPD :

• Nécessité contractuelle : Pour fournir et exploiter les Services auxquels tu as souscrit.
• Intérêt légitime : Pour améliorer la sécurité, analyser les performances et prévenir les abus.
• Consentement : Pour les cookies non essentiels, les analyses, les technologies publicitaires ou de reciblage, et autres fonctionnalités optionnelles où le consentement est requis.
• Obligation légale : Lorsque la loi ou les autorités applicables l'exigent.

Nous ne vendons ni ne louons tes données personnelles. Nous pouvons partager des données uniquement dans les cas suivants :

• Avec des prestataires de services qui traitent des données en notre nom, tels que l'hébergement, l'infrastructure, l'authentification, les communications, la facturation, les analyses, la gestion des balises et la mesure de la publicité, liés par des obligations de confidentialité et de traitement des données là où c'est requis.
• Lorsqu'ils sont activés, avec des fournisseurs comme Google et Meta pour les analyses, la gestion des balises et la mesure marketing en relation avec notre site web et nos campagnes, sous réserve de tes préférences et des lois applicables.
• Avec des intégrations tierces que tu actives (ex. SSO, SIRH), dans la mesure nécessaire à leur fonctionnement.
• Pour nous conformer à des demandes légales ou protéger les droits, la propriété ou la sécurité de CalaHQ ou de ses utilisateurs.
• Dans le cadre d'un transfert d'entreprise (ex. fusion, acquisition), avec une protection continue de tes données.

Nous conservons les données personnelles uniquement le temps nécessaire aux fins décrites dans cette Politique, y compris pour fournir les Services, nous conformer aux obligations légales, résoudre les litiges et appliquer nos accords.

• Données de compte et d'administration : conservées tant que le compte ou la relation client concerné reste actif.
• Données Client : conservées pour la durée de l'abonnement, puis supprimées des systèmes actifs dans les 30 jours suivant la suppression ou la résiliation, avec une conservation résiduelle des sauvegardes pour une durée limitée selon nos cycles de sauvegarde, sauf disposition légale contraire.
• Dossiers de facturation et fiscaux : conservés pour la période requise par les lois comptables et fiscales applicables.
• Dossiers de support et de sécurité : conservés aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour enquêter sur les problèmes, prévenir les abus et maintenir les Services.
• Données de cookies et d'analyses : conservées selon les paramètres des outils pertinents et nos pratiques de conservation internes.

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles conformes aux normes de l'industrie pour protéger tes données contre la perte, la mauvaise utilisation et l'accès non autorisé. Celles-ci incluent le cryptage en transit (HTTPS), des centres de données sécurisés et des contrôles d'accès. Cependant, aucun service en ligne ne peut garantir une sécurité absolue.

Tes données peuvent être traitées dans l'Union Européenne ou dans d'autres pays où nos prestataires de services opèrent. Lors du transfert de données en dehors de l'UE/EEE, nous nous appuyons sur des garanties adéquates telles que les Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission Européenne.

Conformément à la législation applicable (y compris le RGPD), tu as les droits suivants concernant tes données personnelles :

• Accéder aux données que nous détenons sur toi.
• Demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Demander la suppression ("droit à l'oubli") lorsque la loi le permet.
• Restreindre ou t'opposer à certaines activités de traitement.
• Demander la portabilité des données.
• Retirer ton consentement au traitement (le cas échéant).

Pour exercer tes droits, contacte-nous à support@calahq.com. Nous répondrons dans les 30 jours comme l'exige la loi.

Si nous traitons tes données pour le compte de l'un de nos clients professionnels, tu devras peut-être également contacter ce client directement, car c'est lui qui contrôle la manière dont ton organisation utilise CalaHQ.

CalaHQ utilise des cookies et des technologies similaires sur son site web et dans les Services.

• Cookies essentiels : utilisés pour les fonctionnalités de base telles que l'authentification, la gestion des sessions, la sécurité, l'équilibrage de charge et le stockage des préférences. Ils sont généralement nécessaires au bon fonctionnement des Services.
• Outils d'analyse et de gestion des balises : nous pouvons utiliser des outils tels que Google Tag Manager et Google Analytics pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site web et améliorer les performances.
• Outils de mesure marketing et publicitaire : nous pouvons utiliser des outils tels que Meta Pixel et des technologies similaires pour mesurer l'efficacité des campagnes, comprendre l'intérêt pour CalaHQ et soutenir nos activités marketing.
• Outils futurs : nous pourrons adopter d'autres technologies d'analyse, de marketing ou de mesure à l'avenir. Là où la loi l'exige, ces outils seront soumis à notre processus de gestion du consentement avant d'être activés.

Lorsque la loi l'exige, nous te demanderons ton consentement via notre bannière de cookies avant de placer ou de lire des cookies non essentiels. Tu peux également gérer les cookies via les paramètres de ton navigateur, bien que la désactivation de certaines technologies puisse affecter le fonctionnement du site.

Les Services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données auprès des enfants. Si tu penses qu'un enfant nous a fourni des données personnelles, merci de nous contacter pour que nous les supprimions.

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité périodiquement. La date de "Dernière mise à jour" indique la dernière révision. Les changements importants seront communiqués par e-mail ou par notification dans l'application. Ton utilisation continue après les mises à jour signifie que tu acceptes la Politique révisée.

Pour toute question, demande ou plainte liée à la confidentialité, contacte :

Si tu es basé dans l'UE et que tu estimes que nous n'avons pas résolu ton problème, tu peux déposer une plainte auprès de ton autorité locale de protection des données. En Lettonie, l'autorité de contrôle est l'Inspection Nationale des Données (Datu valsts inspekcija).