Tietosuojaseloste

Kontekstista riippuen CalaHQ voi toimia joko rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä. Toimimme rekisterinpitäjänä tietoille, jotka liittyvät verkkosivustoomme, markkinointiin, tilien hallintaan, laskutukseen, asiakastukeen, turvallisuuteen ja tuoteanalytiikkaan. Pääsääntöisesti toimimme käsittelijänä Asiakasdatalle, jota yritysasiakkaat syöttävät CalaHQ:hun hallitakseen tiimejään, lomasääntöjä, kalentereita ja niihin liittyviä tietoja.

Keräämme seuraavia tietoluokkia, kun käytät CalaHQ:ta:

• Tilitiedot: Nimi, sähköpostiosoite, salasana ja organisaation tiedot, kun luot tilin.
• Tilaus- ja laskutustiedot: Yrityksen nimi, laskutusosoite, ALV-numero ja maksutiedot (käsitellään kolmannen osapuolen tarjoajien, kuten Stripen, kautta).
• Käyttötiedot: Lokitiedot, laitetyyppi, IP-osoite, selaimen tyyppi, viittaustiedot ja toiminnot sovelluksessa turvallisuuden, diagnostiikan, analytiikan ja palvelun parantamisen vuoksi.
• Evästeet ja vastaavat tekniikat: Käytämme välttämättömiä evästeitä sivuston ja sovelluksen ydintoimintoihin, ja saatamme käyttää ei-välttämättömiä tekniikoita työkalujen, kuten Google Tag Managerin, Google Analyticsin, Meta Pixelin ja vastaavien analytiikka- tai mainostyökalujen kautta.
• Asiakasdata: Sinun tai organisaatiosi syöttämät tiedot (esim. työntekijöiden nimet, lomapyynnöt ja asetukset). Tämä data kuuluu Asiakkaalle.
• Asiakastukitiedot: Tiedot, jotka jaat ottaessasi yhteyttä tukitiimiimme.

Käytämme kerättyjä tietoja:

• Palveluiden tarjoamiseen, ylläpitoon ja parantamiseen.
• Maksujen käsittelyyn ja tilausten hallintaan.
• Käyttäjien todentamiseen ja tilien suojaamiseen.
• Tukipyyntöihin vastaamiseen ja päivityksistä tiedottamiseen.
• Kootun käytön analysointiin suorituskyvyn, luotettavuuden, tuotepäätösten ja vianmäärityksen tueksi.
• Verkkosivuston liikenteen, kampanjoiden tehokkuuden ja tuotekiinnostuksen mittaamiseen siellä, missä se on sallittua.
• Eväste- ja seurantavalintojen tallentamiseen ja kunnioittamiseen lain edellyttämällä tavalla.
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen ja Ehtojemme täytäntöönpanoon.

EU:ssa toimivana yrityksenä CalaHQ käsittelee henkilötietoja seuraavilla GDPR:n mukaisilla laillisilla perusteilla:

• Sopimuksen täytäntöönpano: Palveluiden tarjoaminen ja ylläpitäminen.
• Oikeutettu etu: Turvallisuuden parantaminen, suorituskyvyn analysointi ja väärinkäytösten estäminen.
• Suostumus: Ei-välttämättömille evästeille, analytiikka-, mainonta- tai uudelleenkohdistamistekniikoille ja muille valinnaisille ominaisuuksille, joihin vaaditaan suostumus.
• Lakisääteinen velvoite: Kun sovellettava laki tai viranomaiset sitä vaativat.

Emme myy tai vuokraa henkilötietojasi. Saatamme jakaa tietoja vain näissä tapauksissa:

• Palveluntarjoajien kanssa, jotka käsittelevät tietoja puolestamme, kuten hosting-, infrastruktuuri-, todennus-, viestintä-, laskutus-, analytiikka- ja mainonnan mittauspalveluiden tarjoajat. Heitä sitovat luottamuksellisuus- ja tietojenkäsittelyvelvoitteet.
• Mikäli otettu käyttöön, Googlen ja Metan kaltaisten palveluntarjoajien kanssa verkkosivustoomme ja kampanjoihimme liittyvässä analytiikassa ja markkinoinnin mittauksessa, valintojesi ja sovellettavan lain mukaisesti.
• Käyttöönotettujen kolmannen osapuolen integraatioiden kanssa (esim. SSO, HRIS) siinä määrin kuin toiminnallisuus sitä edellyttää.
• Noudattaaksemme laillisia pyyntöjä tai suojataksemme CalaHQ:n oikeuksia, omaisuutta tai käyttäjien turvallisuutta.
• Liiketoiminnan siirron (esim. sulautuminen, yrityskauppa) yhteydessä, jolloin tietojesi suojaus jatkuu.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten täyttämiseksi, mukaan lukien palveluiden tarjoaminen, lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, riitojen ratkaiseminen ja sopimusten täytäntöönpano.

• Tili- ja hallintotiedot: säilytetään niin kauan kuin tili tai asiakassuhde on aktiivinen.
• Asiakasdata: säilytetään tilauksen keston ajan ja poistetaan aktiivisista järjestelmistä 30 päivän kuluessa poistamisesta tai tilauksen päättymisestä. Varmuuskopioita säilytetään rajoitetun ajan varmuuskopiointisykliemme mukaisesti, ellei laki toisin vaadi.
• Laskutus- ja verotiedot: säilytetään sovellettavien kirjanpito- ja verolakien vaatiman ajan.
• Tuki- ja turvallisuustiedot: säilytetään niin kauan kuin on kohtuudella tarpeen ongelmien tutkimiseksi, väärinkäytösten estämiseksi ja palveluiden ylläpitämiseksi.
• Eväste- ja analytiikkatiedot: säilytetään kyseisten työkalujen asetusten ja sisäisten säilytyskäytäntöjemme mukaisesti.

Käytämme alan standardien mukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojataksemme tietosi katoamiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta pääsyltä. Näihin kuuluvat siirron aikainen salaus (HTTPS), turvalliset palvelinkeskukset ja pääsynhallinta. Mikään verkkopalvelu ei kuitenkaan voi taata täydellistä turvallisuutta.

Tietojasi voidaan käsitellä Euroopan unionissa tai muissa maissa, joissa palveluntarjoajamme toimivat. Kun siirrämme tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle, luotamme riittäviin suojatoimiin, kuten Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin (Standard Contractual Clauses).

Sovellettavan lain (mukaan lukien GDPR) nojalla sinulla on seuraavat henkilötietojasi koskevat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy sinua koskeviin tietoihin.
• Oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista.
• Oikeus pyytää tietojen poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi") lain salliessa.
• Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä tai vastustaa sitä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Oikeus peruuttaa suostumus käsittelyyn (soveltuvin osin).

Käyttääksesi oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä osoitteeseen support@calahq.com. Vastaamme 30 päivän kuluessa lain vaatimusten mukaisesti.

Jos käsittelemme tietojasi jonkin yritysasiakkaamme puolesta, saatat joutua ottamaan yhteyttä suoraan kyseiseen asiakkaaseen, sillä he päättävät, miten organisaatiosi käyttää CalaHQ:ta.

CalaHQ käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita verkkosivustollaan ja Palveluissaan.

• Välttämättömät evästeet: käytetään ydintoimintoihin, kuten todennukseen, istunnonhallintaan, turvallisuuteen, kuormantasaukseen ja asetusten tallentamiseen. Näitä vaaditaan yleensä Palveluiden asianmukaiseen toimintaan.
• Analytiikka- ja hallintatyökalut: saatamme käyttää työkaluja, kuten Google Tag Manager ja Google Analytics, ymmärtääksemme, miten vierailijat käyttävät verkkosivustoamme, ja parantaaksemme sen suorituskykyä.
• Markkinoinnin ja mainonnan mittaustyökalut: saatamme käyttää työkaluja, kuten Meta Pixel ja vastaavia tekniikoita, kampanjoiden tehokkuuden mittaamiseen, kiinnostuksen ymmärtämiseen ja markkinointitoimenpiteiden tukemiseen.
• Tulevat työkalut: saatamme ottaa käyttöön uusia analytiikka-, markkinointi- tai mittaustekniikoita ajan myötä. Sovellettavan lain niin vaatiessa nämä työkalut kuuluvat suostumus- ja valintaprosessimme piiriin ennen niiden aktivointia.

Sovellettavan lain vaatiessa pyydämme suostumuksen evästebannerimme kautta ennen ei-välttämättömien evästeiden tai vastaavien tekniikoiden sijoittamista tai lukemista. Voit myös hallita evästeitä selaimesi asetusten kautta, vaikka joidenkin tekniikoiden poistaminen voi vaikuttaa sivuston toimivuuteen.

Palveluita ei ole suunnattu alle 16-vuotiaille. Emme tietoisesti kerää tietoja lapsilta. Jos uskot, että lapsi on antanut meille henkilötietoja, ota meihin yhteyttä niiden poistamiseksi.

Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain. "Viimeksi päivitetty" -päivämäärä osoittaa uusimman muutoksen. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan sähköpostitse tai sovelluksen sisäisellä ilmoituksella. Palvelun käytön jatkaminen päivitysten jälkeen tarkoittaa, että hyväksyt päivitetyn selosteen.

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä, pyynnöissä tai valituksissa ota yhteyttä:

Jos asut EU:ssa ja katsot, ettemme ole ratkaisseet huolenaihettasi, voit tehdä valituksen paikalliselle tietosuojaviranomaiselle. Latviassa valvova viranomainen on Data State Inspectorate (Datu valsts inspekcija).