Integritetspolicy

Beroende på sammanhanget agerar CalaHQ antingen som personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde. Vi agerar som ansvarig för data som rör vår webbplats, marknadsföring, kontohantering, fakturering, support, säkerhet och produktanalys. Vi agerar generellt som biträde för Kunddata som företagskunder laddar upp i CalaHQ för att hantera sina team, ledighetspolicyer, kalendrar och liknande underlag.

Vi samlar in följande kategorier av data när du använder CalaHQ:

• Kontoinformation: Namn, e-postadress, lösenord och företagsinformation när du skapar ett konto.
• Prenumerations- & Faktureringsdata: Företagsnamn, faktureringsadress, skatteregistreringsnummer (VAT) och betalningsinformation (bearbetas via tredjepartsleverantörer såsom Stripe).
• Användningsdata: Loggdata, enhetstyp, IP-adress, webbläsartyp, hänvisningsinformation och aktiviteter i appen för säkerhet, diagnostik, analys och tjänsteförbättringar.
• Cookies och liknande teknik: Vi använder nödvändiga cookies för webbplatsens och appens grundfunktioner, och kan använda icke-nödvändig teknik via verktyg som Google Tag Manager, Google Analytics, Meta Pixel och liknande verktyg för analys eller annonsering som vi implementerar i framtiden.
• Kunddata: Data som anges av dig eller din organisation (t.ex. anställdas namn, ledighetsansökningar och inställningar). Denna data tillhör Kunden.
• Supportdata: Information du delar med oss när du kontaktar vårt supportteam.

Vi använder insamlad data för att:

• Tillhandahålla, upprätthålla och förbättra Tjänsterna.
• Bearbeta betalningar och hantera prenumerationer.
• Autentisera användare och säkra konton.
• Besvara supportfrågor och kommunicera uppdateringar.
• Analysera aggregerad användning för prestanda, tillförlitlighet, produktbeslut och felsökning.
• Mäta webbplatstrafik, kampanjresultat och produktintresse där vi har tillåtelse att göra det.
• Spara och respektera preferenser för cookies och spårning där lagen kräver det.
• Följa juridiska skyldigheter och genomdriva våra Villkor.

Som ett EU-baserat företag behandlar CalaHQ personuppgifter enligt följande lagliga grunder enligt GDPR:

• Nödvändigt för att fullgöra avtal: För att tillhandahålla och driva de Tjänster du prenumererar på.
• Berättigat intresse: För att förbättra säkerhet, analysera prestanda och förhindra missbruk.
• Samtycke: För icke-nödvändiga cookies, teknik för analys, annonsering eller ominriktning (retargeting), och andra valfria funktioner där samtycke krävs.
• Rättslig förpliktelse: När det krävs enligt tillämplig lag eller av myndigheter.

Vi varken säljer eller hyr ut dina personuppgifter. Vi kan dela data enbart i dessa fall:

• Med tjänsteleverantörer som behandlar data för vår räkning, såsom hosting, infrastruktur, autentisering, kommunikation, fakturering, analys, tagghantering och leverantörer av annonsmätning. Dessa är bundna av sekretess och avtal för databehandling där så krävs.
• När aktiverat, med leverantörer som Google och Meta för analys, tagghantering och marknadsmätning i samband med vår webbplats och kampanjer, baserat på dina preferenser och gällande lag.
• Med tredjepartsintegrationer du aktiverar (t.ex. SSO, HRIS), i den utsträckning som krävs för funktionaliteten.
• För att följa rättsliga förfrågningar eller för att skydda CalaHQ:s rättigheter, egendom eller användares säkerhet.
• I samband med företagsöverlåtelser (t.ex. fusion, förvärv), med fortsatt skydd för din data.

Vi behåller personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för de syften som beskrivs i denna policy, inklusive för att tillhandahålla Tjänsterna, uppfylla lagstadgade krav, lösa tvister och upprätthålla våra avtal.

• Konto- och administrativ data: behålls så länge det relevanta kontot eller kundförhållandet är aktivt.
• Kunddata: behålls under prenumerationsperioden och raderas sedan från aktiva system inom 30 dagar efter att kontot raderats eller avslutats, med undantag för säkerhetskopior som sparas en begränsad tid enligt våra säkerhetsrutiner (såvida lagen inte kräver annat).
• Fakturerings- och skattedata: behålls under den tidsperiod som krävs enligt tillämplig bokförings- och skattelagstiftning.
• Support- och säkerhetsloggar: behålls så länge som det rimligen behövs för att utreda problem, förhindra missbruk och bibehålla Tjänsterna.
• Cookies och analysdata: behålls enligt inställningarna för de relevanta verktygen och våra interna lagringsrutiner.

Vi använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder av branschstandard för att skydda din data mot förlust, missbruk och obehörig åtkomst. Detta inkluderar kryptering vid överföring (HTTPS), säkra datacenter och åtkomstkontroller. Emellertid kan ingen onlinetjänst garantera absolut säkerhet.

Dina uppgifter kan komma att behandlas inom Europeiska unionen eller andra länder där våra tjänsteleverantörer är verksamma. När vi överför data utanför EU/EES, förlitar vi oss på adekvata skyddsåtgärder, exempelvis de standardavtalsklausuler (Standard Contractual Clauses) som godkänts av Europeiska kommissionen.

Enligt tillämplig lag (inklusive GDPR) har du följande rättigheter avseende dina personuppgifter:

• Få tillgång till den data vi har om dig.
• Begära rättelse av felaktig eller ofullständig data.
• Begära radering ("rätten att bli bortglömd") när detta är lagligt tillåtet.
• Begränsa eller invända mot viss behandling.
• Begära dataportabilitet.
• Återkalla samtycke för behandling (där tillämpligt).

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss på support@calahq.com. Vi svarar inom 30 dagar enligt lag.

Om vi behandlar dina uppgifter för en av våra företagskunder (som personuppgiftsbiträde), kan du även behöva kontakta den kunden direkt, eftersom det är de som styr hur din organisation använder CalaHQ.

CalaHQ använder cookies och liknande tekniker på sin webbplats och inom Tjänsterna.

• Nödvändiga cookies: används för kärnfunktioner såsom inloggning, sessionshantering, säkerhet, lastbalansering och för att spara preferenser. Dessa krävs generellt för att Tjänsterna ska fungera ordentligt.
• Analys- och tagghanteringsverktyg: vi kan använda verktyg som Google Tag Manager och Google Analytics för att förstå hur besökare använder vår webbplats och för att förbättra prestandan.
• Verktyg för marknadsföring och annonsmätning: vi kan använda verktyg som Meta Pixel och liknande teknik för att mäta kampanjeffektivitet, förstå intresset för CalaHQ och stödja marknadsföringsaktiviteter.
• Framtida verktyg: vi kan med tiden komma att införa ytterligare analys-, marknadsförings- eller mätningsteknologier. Där lagen kräver det kommer dessa verktyg att omfattas av vår hantering av samtycke innan de aktiveras.

Där tillämplig lag kräver det, kommer vi att be om samtycke genom vår cookie-banner innan vi placerar eller läser icke-nödvändiga cookies eller liknande teknik. Du kan även hantera cookies via dina webbläsarinställningar, men att stänga av vissa tekniker kan påverka webbplatsens funktionalitet.

Tjänsterna riktar sig inte till individer under 16 år. Vi samlar inte medvetet in data från barn. Om du tror att ett barn har gett oss personuppgifter, vänligen kontakta oss för radering.

Vi kan komma att uppdatera denna Integritetspolicy regelbundet. Datumet vid "Senast uppdaterad" indikerar den senaste versionen. Betydande ändringar kommer att meddelas via e-post eller meddelande i appen. Fortsatt användning efter uppdateringar innebär att du accepterar den reviderade policyn.

För integritetsrelaterade frågor, förfrågningar eller klagomål, kontakta:

Om du är baserad inom EU och anser att vi inte har löst ditt problem, kan du lämna in ett klagomål till din lokala dataskyddsmyndighet. I Lettland är tillsynsmyndigheten Datu valsts inspekcija.