Politica de Confidențialitate

În funcție de context, CalaHQ poate acționa fie ca operator de date, fie ca procesator de date. Acționăm ca operator pentru datele referitoare la site-ul nostru, marketing, administrarea conturilor, facturare, asistență, securitate și analize de produs. În general, acționăm ca procesator pentru Datele Clienților pe care clienții business le încarcă în CalaHQ pentru a-și gestiona echipele, politicile de concediu, calendarele și evidențele aferente.

Colectăm următoarele categorii de date atunci când folosești CalaHQ:

• Informații despre cont: Nume, adresă de email, parolă și detaliile organizației atunci când creezi un cont.
• Date despre abonament și facturare: Numele companiei, adresa de facturare, codul fiscal și informațiile de plată (procesate prin intermediul furnizorilor terți, cum ar fi Stripe).
• Date de utilizare: Date de jurnal, tipul de dispozitiv, adresa IP, tipul de browser, informații despre recomandare și acțiunile din cadrul aplicației pentru securitate, diagnosticare, analize și îmbunătățirea serviciului.
• Date din cookie-uri și tehnologii similare: Folosim cookie-uri esențiale pentru funcțiile de bază ale site-ului și aplicației și putem utiliza tehnologii non-esențiale prin instrumente precum Google Tag Manager, Google Analytics, Meta Pixel și instrumente similare de analiză sau publicitate pe care le adoptăm pe viitor.
• Datele Clientului: Date introduse de tine sau de organizația ta (ex. nume de angajați, cereri de concediu și setări). Aceste date aparțin Clientului.
• Date de suport: Informațiile pe care le partajezi atunci când contactezi echipa noastră de suport.

Folosim datele colectate pentru:

• A oferi, menține și îmbunătăți Serviciile.
• A procesa plăți și a gestiona abonamente.
• A autentifica utilizatorii și a securiza conturile.
• A răspunde la cererile de asistență și a comunica actualizări.
• A analiza utilizarea agregată pentru performanță, fiabilitate, decizii de produs și depanare.
• A măsura traficul pe site, performanța campaniilor și interesul pentru produs acolo unde ni se permite acest lucru.
• A stoca și respecta preferințele privind cookie-urile și urmărirea, acolo unde legea o cere.
• A ne conforma obligațiilor legale și a aplica Termenii noștri.

Fiind o companie cu sediul în UE, CalaHQ prelucrează datele cu caracter personal conform următoarelor temeiuri legale prevăzute de GDPR:

• Necesitate contractuală: Pentru a oferi și opera Serviciile la care te-ai abonat.
• Interes legitim: Pentru a îmbunătăți securitatea, a analiza performanța și a preveni utilizarea abuzivă.
• Consimțământ: Pentru cookie-urile non-esențiale, tehnologiile de analiză, publicitate sau retargeting și alte funcționalități opționale pentru care este necesar consimțământul.
• Obligație legală: Când se solicită prin legile aplicabile sau de către autorități.

Noi nu vindem și nu închiriem datele tale personale. Putem partaja date doar în aceste cazuri:

• Cu furnizori de servicii care procesează date în numele nostru, cum ar fi furnizori de hosting, infrastructură, autentificare, comunicații, facturare, analiză, gestionare a etichetelor și măsurare a publicității, toți fiind obligați de confidențialitate și clauze de procesare a datelor acolo unde este necesar.
• Acolo unde sunt activate, cu furnizori precum Google și Meta pentru analiză, gestionarea etichetelor și măsurarea campaniilor de marketing în legătură cu site-ul nostru, sub rezerva preferințelor tale și a legilor aplicabile.
• Cu integrări de la terți pe care le activezi (ex. SSO, HRIS), în măsura necesară pentru funcționalitate.
• Pentru a respecta cererile legale sau pentru a proteja drepturile, proprietatea sau siguranța utilizatorilor CalaHQ.
• În legătură cu un transfer de afacere (ex. fuziune, achiziție), protecția datelor tale continuând să fie asigurată.

Reținem datele cu caracter personal doar atâta timp cât este necesar pentru scopurile descrise în această Politică, inclusiv pentru a oferi Serviciile, a ne conforma obligațiilor legale, a rezolva disputele și a impune respectarea acordurilor noastre.

• Date privind administrarea conturilor și spațiilor de lucru: păstrate cât timp contul relevant sau relația cu clientul rămâne activă.
• Datele Clientului: reținute pe durata abonamentului și apoi șterse din sistemele active în termen de 30 de zile după ștergere sau reziliere, cu o reținere reziduală a copiilor de rezervă (backup) pentru o perioadă limitată, conform ciclurilor noastre de backup, cu excepția cazului în care legea impune altfel.
• Evidențe de facturare și taxe: păstrate pentru perioada cerută de legile contabile și fiscale aplicabile.
• Înregistrări de suport și securitate: păstrate pe o perioadă rezonabil de lungă, atât cât este necesar pentru a investiga problemele, a preveni abuzurile și a menține Serviciile.
• Date privind cookie-urile și analizele: păstrate conform setărilor instrumentelor relevante și practicilor noastre interne de retenție a datelor.

Folosim măsuri tehnice și organizatorice standard în industrie pentru a-ți proteja datele împotriva pierderii, utilizării greșite și accesului neautorizat. Acestea includ criptarea în tranzit (HTTPS), centre de date securizate și controale de acces. Cu toate acestea, niciun serviciu online nu poate garanta securitate absolută.

Datele tale pot fi procesate în Uniunea Europeană sau în alte țări în care operează furnizorii noștri de servicii. Când transferăm date în afara UE/SEE, ne bazăm pe măsuri de protecție adecvate, cum ar fi Clauzele Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană.

Conform legislației aplicabile (inclusiv GDPR), ai următoarele drepturi referitoare la datele tale personale:

• De a accesa datele pe care le deținem despre tine.
• De a solicita corectarea datelor inexacte sau incomplete.
• De a solicita ștergerea („dreptul de a fi uitat”) atunci când este permis legal.
• De a restricționa sau de a te opune anumitor activități de prelucrare.
• De a solicita portabilitatea datelor.
• De a-ți retrage consimțământul pentru prelucrare (acolo unde se aplică).

Pentru a-ți exercita drepturile, contactează-ne la support@calahq.com. Vom răspunde în termen de 30 de zile, așa cum prevede legea.

Dacă îți prelucrăm datele în numele unuia dintre clienții noștri business, ar putea fi nevoie să contactezi direct acel client, deoarece el controlează modul în care organizația ta utilizează CalaHQ.

CalaHQ utilizează cookie-uri și tehnologii similare pe site-ul său și în cadrul Serviciilor.

• Cookie-uri esențiale: utilizate pentru funcționalitățile de bază precum autentificarea, managementul sesiunii, securitatea, echilibrarea încărcării (load balancing) și stocarea preferințelor. Acestea sunt în general necesare pentru funcționarea corectă a Serviciilor.
• Instrumente de analiză și gestionare a etichetelor: putem utiliza instrumente precum Google Tag Manager și Google Analytics pentru a înțelege cum vizitatorii folosesc site-ul nostru și pentru a-i îmbunătăți performanța.
• Instrumente de măsurare a marketingului și publicității: putem folosi instrumente precum Meta Pixel și tehnologii similare pentru a măsura eficiența campaniilor, a înțelege interesul pentru CalaHQ și a sprijini activitățile de marketing.
• Instrumente viitoare: putem adopta tehnologii suplimentare de analiză, marketing sau măsurare pe parcurs. Acolo unde legea o cere, aceste instrumente vor fi acoperite de abordarea noastră de gestionare a consimțământului și preferințelor înainte de a fi activate.

Acolo unde este cerut de legea aplicabilă, vom cere consimțământul prin banner-ul nostru de cookie-uri înainte de a plasa sau citi cookie-uri non-esențiale sau tehnologii similare. De asemenea, poți gestiona cookie-urile prin setările browserului tău, deși dezactivarea anumitor tehnologii poate afecta funcționalitatea site-ului.

Serviciile nu sunt destinate persoanelor sub 16 ani. Noi nu colectăm cu bună știință date de la copii. Dacă crezi că un copil ne-a furnizat date personale, te rugăm să ne contactezi pentru ștergerea acestora.

Putem actualiza această Politică de Confidențialitate periodic. Data de „Ultima actualizare” indică cea mai recentă revizuire. Modificările semnificative vor fi comunicate prin email sau printr-o notificare în aplicație. Utilizarea continuă după actualizări înseamnă că accepți Politica revizuită.

Pentru întrebări, solicitări sau plângeri referitoare la confidențialitate, contactează:

Dacă ești cu sediul în UE și consideri că nu ți-am rezolvat problema, poți depune o plângere la autoritatea locală pentru protecția datelor. În Letonia, autoritatea de supraveghere este Inspectoratul de Stat pentru Date (Datu valsts inspekcija).