Personvernerklæring

Avhengig av konteksten opptrer CalaHQ enten som behandlingsansvarlig eller databehandler. Vi opptrer som behandlingsansvarlig for data relatert til nettstedet vårt, markedsføring, kontoadministrasjon, fakturering, support, sikkerhet og produktanalyse. Vi opptrer generelt som databehandler for kundedata som bedriftskunder legger inn i CalaHQ for å administrere team, feriepolicyer, kalendere og relaterte opptegnelser.

Vi samler inn følgende kategorier av data når du bruker CalaHQ:

• Kontoinformasjon: Navn, e-postadresse, passord og organisasjonsdetaljer når du oppretter en konto.
• Abonnements- og faktureringsdata: Firmanavn, faktureringsadresse, organisasjonsnummer og betalingsinformasjon (behandles via tredjepartsleverandører som Stripe).
• Bruksdata: Loggdata, enhetstype, IP-adresse, nettlesertype, henvisningsinformasjon og handlinger i appen for sikkerhet, feilsøking, analyse og tjenesteforbedring.
• Data fra informasjonskapsler og lignende teknologi: Vi bruker nødvendige informasjonskapsler for kjernefunksjoner, og kan bruke valgfrie teknologier gjennom verktøy som Google Tag Manager, Google Analytics, Meta Pixel og lignende for analyse og annonsering.
• Kundedata: Data lagt inn av deg eller din organisasjon (f.eks. ansattes navn, feriesøknader og innstillinger). Disse dataene tilhører kunden.
• Supportdata: Informasjon du deler når du kontakter supportteamet vårt.

Vi bruker innsamlede data til å:

• Tilby, vedlikeholde og forbedre tjenestene.
• Behandle betalinger og administrere abonnementer.
• Autentisere brukere og sikre kontoer.
• Svare på supportforespørsler og kommunisere oppdateringer.
• Analysere aggregert bruk for ytelse, pålitelighet, produktbeslutninger og feilsøking.
• Måle nettstedstrafikk, kampanjeytelse og produktinteresse der vi har tillatelse til det.
• Lagre og respektere informasjonskapsler og sporingspreferanser der loven krever det.
• Overholde juridiske forpliktelser og håndheve våre vilkår.

Som et EU-basert selskap behandler CalaHQ personopplysninger under følgende juridiske grunnlag i henhold til GDPR:

• Nødvendig for å oppfylle en avtale: For å tilby og drive tjenestene du abonnerer på.
• Berettiget interesse: For å forbedre sikkerheten, analysere ytelse og forhindre misbruk.
• Samtykke: For ikke-nødvendige informasjonskapsler, analyse, annonsering og andre valgfrie funksjoner der samtykke kreves.
• Rettslig forpliktelse: Når det kreves av gjeldende lov eller myndigheter.

Vi verken selger eller leier ut personopplysningene dine. Vi kan kun dele data i følgende tilfeller:

• Med tjenesteleverandører som behandler data på våre vegne, for eksempel for hosting, infrastruktur, autentisering, kommunikasjon, fakturering, analyse og annonsemåling, underlagt konfidensialitet og databehandleravtaler der det kreves.
• Der det er aktivert, med leverandører som Google og Meta for analyse og markedsføring i forbindelse med nettstedet vårt, forutsatt at det er i tråd med dine preferanser og gjeldende lov.
• Med tredjepartsintegrasjoner du aktiverer (f.eks. SSO, HRIS), i den grad det er nødvendig for funksjonaliteten.
• For å overholde juridiske forespørsler eller beskytte CalaHQs rettigheter, eiendom eller brukernes sikkerhet.
• I forbindelse med en virksomhetsoverdragelse (f.eks. fusjon eller oppkjøp), med fortsatt beskyttelse av dataene dine.

Vi beholder personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for de formålene som er beskrevet i denne erklæringen, inkludert for å tilby tjenestene, overholde juridiske forpliktelser, løse tvister og håndheve avtalene våre.

• Konto- og administrasjonsdata: Beholdes så lenge kontoen eller kundeforholdet er aktivt.
• Kundedata: Beholdes under abonnementsperioden og slettes deretter fra aktive systemer innen 30 dager etter avslutning, med gjenværende sikkerhetskopier lagret i en begrenset periode med mindre loven krever noe annet.
• Fakturerings- og skattedata: Beholdes for den perioden som kreves i henhold til gjeldende regnskaps- og skattelovgivning.
• Support- og sikkerhetslogger: Beholdes så lenge det med rimelighet er nødvendig for å undersøke problemer, forhindre misbruk og opprettholde tjenestene.
• Informasjonskapsler og analysedata: Beholdes i henhold til innstillingene til de relevante verktøyene og våre interne lagringsrutiner.

Vi bruker bransjestandard tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dataene dine mot tap, misbruk og uautorisert tilgang. Dette inkluderer kryptering under overføring (HTTPS), sikre datasentre og tilgangskontroll. Ingen nettjeneste kan imidlertid garantere absolutt sikkerhet.

Dataene dine kan bli behandlet i EU eller andre land der våre tjenesteleverandører opererer. Ved overføring av data utenfor EU/EØS baserer vi oss på tilstrekkelige sikkerhetsmekanismer, for eksempel Standard Contractual Clauses (EUs standardkontrakter).

I henhold til gjeldende lov (inkludert GDPR) har du følgende rettigheter angående personopplysningene dine:

• Få tilgang til dataene vi har om deg.
• Be om retting av unøyaktige eller ufullstendige data.
• Be om sletting ("retten til å bli glemt") når det er lovlig tillatt.
• Begrense eller protestere mot visse behandlingsaktiviteter.
• Be om dataportabilitet.
• Trekke tilbake samtykke til behandling (der det er aktuelt).

For å utøve rettighetene dine, kontakt oss på support@calahq.com. Vi vil svare innen 30 dager som kreves ved lov.

Hvis vi behandler dataene dine på vegne av en av våre bedriftskunder, kan det hende du også må kontakte kunden direkte, siden de kontrollerer hvordan organisasjonen din bruker CalaHQ.

CalaHQ bruker informasjonskapsler (cookies) og lignende teknologier på nettsiden og i tjenestene.

• Nødvendige informasjonskapsler: Brukes til kjernefunksjoner som autentisering, øktadministrasjon, sikkerhet og lagring av preferanser. Disse kreves generelt for at tjenestene skal fungere ordentlig.
• Analyse- og sporingsverktøy: Vi kan bruke verktøy som Google Tag Manager og Google Analytics for å forstå hvordan besøkende bruker nettstedet vårt og forbedre ytelsen.
• Markedsføringsverktøy: Vi kan bruke verktøy som Meta Pixel og lignende for å måle kampanjeeffektivitet og støtte markedsføringsaktiviteter.

Der det kreves av loven, ber vi om samtykke via cookie-banneret vårt før vi plasserer ikke-nødvendige informasjonskapsler. Du kan også administrere informasjonskapsler i nettleseren din.

Tjenestene er ikke rettet mot personer under 16 år. Vi samler ikke bevisst inn data fra barn. Hvis du mener at et barn har gitt oss personopplysninger, vennligst kontakt oss for sletting.

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov. Datoen for "Sist oppdatert" indikerer den siste revisjonen. Betydelige endringer vil bli kommunisert via e-post eller et varsel i appen. Fortsatt bruk etter oppdateringer betyr at du godtar den reviderte erklæringen.

For spørsmål, forespørsler eller klager relatert til personvern, kontakt:

Hvis du er basert i EU og mener at vi ikke har løst bekymringen din, kan du sende inn en klage til ditt lokale datatilsyn. I Latvia er tilsynsmyndigheten Data State Inspectorate (Datu valsts inspekcija).