Política de privacidad

Dependiendo del contexto, Cala HQ puede actuar como responsable del tratamiento o como encargado del tratamiento. Actuamos como responsables en lo que respecta a los datos de nuestra web, marketing, administración de cuentas, facturación, soporte, seguridad y analítica del propio producto. Por el contrario, actuamos como encargados respecto a los Datos del Cliente que las empresas introducen en Cala HQ para gestionar a sus equipos, calendarios y políticas de ausencias.

Al utilizar Cala HQ, recopilamos las siguientes categorías de datos:

• Información de la cuenta: nombre, dirección de correo electrónico, contraseña y datos básicos de la organización al crear un perfil.
• Datos de facturación y suscripción: nombre de la empresa, dirección fiscal, número de IVA e información de pago (procesada de forma segura a través de proveedores externos como Stripe).
• Datos de uso: registros de actividad (logs), tipo de dispositivo, dirección IP, navegador y acciones realizadas dentro de la aplicación. Los usamos para fines de seguridad, diagnóstico y mejora del servicio.
• Datos de cookies y tecnologías similares: utilizamos cookies esenciales para el funcionamiento básico de la plataforma. También podemos usar tecnologías de análisis o marketing (como Google Tag Manager, Google Analytics o Meta Pixel) conforme a tus preferencias.
• Datos del Cliente: cualquier información introducida por ti o por tu empresa (por ejemplo, nombres de empleados o solicitudes de vacaciones). Estos datos pertenecen única y exclusivamente al Cliente.
• Datos de soporte: información que compartes de forma voluntaria al contactar con nuestro equipo de atención al cliente.

Utilizamos los datos recopilados para:

• Ofrecer, mantener y mejorar continuamente nuestros Servicios.
• Procesar los pagos y gestionar tu suscripción.
• Autenticar a los usuarios y proteger la seguridad de las cuentas.
• Responder a tus solicitudes de soporte y enviarte actualizaciones importantes.
• Analizar métricas de uso globales para tomar decisiones de producto y resolver incidencias.
• Medir el tráfico web y el rendimiento de nuestras campañas (siempre que la ley nos lo permita).
• Guardar y respetar tus preferencias de cookies y privacidad.
• Cumplir con nuestras obligaciones legales y hacer cumplir nuestros Términos de uso.

Al ser una empresa establecida en la Unión Europea, Cala HQ trata tus datos personales basándose en los siguientes fundamentos del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos):

• Ejecución de un contrato: para poder ofrecerte los Servicios que has contratado.
• Interés legítimo: para garantizar la seguridad de la plataforma, analizar el rendimiento y prevenir fraudes o usos indebidos.
• Consentimiento: para el uso de cookies no esenciales, análisis, publicidad y otras funciones opcionales.
• Obligación legal: cuando así nos lo exija la normativa aplicable o una autoridad competente.

Nunca venderemos ni alquilaremos tus datos personales. Solo los compartimos en los siguientes casos puntuales:

• Con proveedores de servicios que procesan datos en nuestro nombre (como servidores de alojamiento, pasarelas de pago o herramientas de analítica), siempre sujetos a estrictas obligaciones de confidencialidad.
• Con plataformas como Google o Meta para medición de marketing y analítica, siempre de acuerdo con tus preferencias de cookies y la legislación aplicable.
• Con integraciones de terceros que tú mismo decidas activar (por ejemplo, sincronización de calendarios o sistemas HRIS), en la medida necesaria para que funcionen.
• Para cumplir con requerimientos legales o proteger los derechos, la propiedad y la seguridad de Cala HQ y sus usuarios.
• En el contexto de una operación corporativa (como una fusión o adquisición), asegurando siempre la protección continua de tus datos.

Solo conservamos tus datos personales durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con los fines descritos en esta Política, incluyendo la prestación del Servicio, el cumplimiento de obligaciones legales y la resolución de posibles disputas.

• Datos de la cuenta: se conservan mientras tu cuenta o la relación con tu empresa siga activa.
• Datos del Cliente: se conservan durante la suscripción. Tras la cancelación, se eliminan de nuestros sistemas activos en un plazo máximo de 30 días (con una retención residual temporal en copias de seguridad de seguridad).
• Registros fiscales y de facturación: se conservan durante el plazo que exija la normativa contable y fiscal aplicable.
• Registros de seguridad: se conservan el tiempo razonablemente necesario para investigar incidencias y prevenir abusos en el sistema.
• Datos de cookies: se conservan según la configuración de las herramientas correspondientes y nuestras políticas internas.

Aplicamos las medidas técnicas y organizativas estándar del sector para proteger tus datos contra pérdidas, uso indebido o accesos no autorizados. Esto incluye cifrado de datos en tránsito (HTTPS), centros de datos seguros y controles de acceso estrictos. Aun así, ten en cuenta que ningún servicio en internet puede garantizar una seguridad absoluta.

Tus datos pueden procesarse dentro de la Unión Europea o en otros países donde operen nuestros proveedores. Siempre que transferimos datos fuera del EEE (Espacio Económico Europeo), lo hacemos amparados por garantías legales adecuadas, como las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.

De acuerdo con la legislación vigente (incluido el RGPD), tienes los siguientes derechos sobre tus datos personales:

• Acceder a los datos que tenemos sobre ti.
• Solicitar la rectificación de datos inexactos o incompletos.
• Solicitar la eliminación de tus datos («derecho al olvido») cuando la ley lo permita.
• Limitar u oponerte a determinados tipos de procesamiento.
• Solicitar la portabilidad de tus datos a otro servicio.
• Retirar tu consentimiento en cualquier momento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a support@calahq.com. Te responderemos en un plazo máximo de 30 días, tal como exige la ley.

Nota: Si tratamos tus datos por cuenta de tu empresa (nuestro cliente corporativo), es posible que debas dirigir tu solicitud directamente a ellos, ya que son los responsables principales de cómo utilizan Cala HQ internamente.

Cala HQ utiliza cookies y tecnologías similares para garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma.

• Cookies esenciales: necesarias para gestionar el inicio de sesión, la seguridad y las preferencias básicas. Son indispensables para que el Servicio funcione correctamente.
• Herramientas de analítica: podemos usar herramientas como Google Analytics para entender cómo los usuarios navegan por la web y mejorar el rendimiento de la aplicación.
• Herramientas de marketing: podemos usar tecnologías como Meta Pixel para medir la eficacia de nuestras campañas publicitarias.

Siempre que la ley lo exija, te pediremos tu consentimiento a través de nuestro banner de cookies antes de activar cualquier tecnología que no sea estrictamente esencial. También puedes gestionar estas preferencias directamente desde la configuración de tu navegador.

Nuestros Servicios no están dirigidos a menores de 16 años y no recopilamos sus datos de forma intencionada. Si crees que un menor nos ha proporcionado información personal, por favor contáctanos de inmediato para que podamos eliminarla.

Es posible que actualicemos esta Política de privacidad periódicamente. La fecha de «Última actualización» en la parte superior indica la revisión más reciente. Si realizamos cambios significativos, te avisaremos por correo electrónico o mediante una notificación en la aplicación. Continuar usando nuestros Servicios después de estas actualizaciones implica que aceptas la nueva Política.

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con tu privacidad, no dudes en ponerte en contacto con nosotros:

Si te encuentras en la UE y consideras que no hemos resuelto tu inquietud de forma satisfactoria, tienes derecho a presentar una reclamación ante tu autoridad local de protección de datos. En el caso de Letonia (nuestra sede central), esta autoridad es la Inspección Estatal de Datos (Datu valsts inspekcija).