Términos y condiciones

Política de privacidad: /es/privacy/
Términos: /es/terms/

Cuenta: perfil único que proporciona acceso a nuestros Servicios.

Cliente: la organización o empresa responsable del pago y de la gestión de los usuarios.

Usuario: cualquier persona (empleado, responsable o administrador) autorizada por el Cliente para acceder a la plataforma.

Servicios: la plataforma de software (SaaS) online de Cala HQ, incluyendo sus aplicaciones, funciones y APIs asociadas.

Plan de suscripción / Periodo: el paquete de funciones elegido y su ciclo de facturación (mensual o anual).

Datos del Cliente: toda la información que tú o tus Usuarios introducís en la plataforma, como ajustes de políticas de ausencias, datos de empleados, solicitudes, adjuntos y configuraciones generales.

Documentación: guías, artículos de ayuda, manuales de la API o cualquier material explicativo proporcionado por Cala HQ.

Servicios de terceros: productos, aplicaciones o integraciones externas utilizadas en conjunto con Cala HQ (por ejemplo, Google Calendar, Slack o software HRIS).

Datos agregados / anonimizados: estadísticas y datos donde se ha eliminado cualquier rastro que pueda identificar a un Cliente o a una persona física, utilizados exclusivamente para el análisis y la mejora de los Servicios.

3.1 Licencia

A condición de que se cumplan estos Términos y se realicen los pagos puntualmente, Cala HQ otorga al Cliente el derecho no exclusivo, intransferible y no sublicenciable para acceder y utilizar los Servicios durante el Periodo de suscripción con fines puramente empresariales e internos. El Cliente es el responsable último de que todos sus Usuarios cumplan con estas normas.

3.2 Cuentas y seguridad

El Cliente es quien decide a quién da acceso a la plataforma. Las contraseñas y credenciales deben mantenerse en secreto, y cada Usuario debe tener su propia cuenta individual (no se permite compartir cuentas). Si sospechas de algún acceso no autorizado, debes notificárnoslo de inmediato.

3.3 Cambios y disponibilidad

Nos reservamos el derecho de actualizar, mejorar o modificar la plataforma (por ejemplo, añadiendo nuevas funciones o parches de seguridad). En ocasiones, podemos programar ventanas de mantenimiento y suspender temporalmente el acceso para aplicar actualizaciones vitales o resolver problemas técnicos urgentes.

3.4 Uso de la API

Si la plataforma ofrece capacidades API, estas forman parte de los Servicios y se rigen por estos mismos Términos. Podemos limitar, modificar o retirar funciones de la API en cualquier momento, con o sin previo aviso.

3.5 Versiones Beta

De vez en cuando, podemos ofrecer funciones en fase de pruebas o de acceso anticipado («Funciones Beta»). Estas se ofrecen «tal cual», sin garantías adicionales, pueden retirarse en cualquier momento y pueden estar sujetas a condiciones específicas.

4.1 Titularidad

El Cliente mantiene en todo momento el 100% de la propiedad y los derechos sobre sus Datos del Cliente.

4.2 Licencia para operar el servicio

Para poder hacer que la plataforma funcione, el Cliente concede a Cala HQ una licencia limitada y global para alojar, procesar, transmitir y realizar copias de seguridad de los Datos del Cliente, exclusivamente en la medida necesaria para prestar, proteger y mejorar el Servicio, o según lo permitido en nuestra Política de privacidad.

4.3 Datos anonimizados

Podemos utilizar datos de forma totalmente anónima y agregada con fines analíticos y para mejorar la plataforma. Nunca identificaremos a ningún Cliente ni a ninguna persona física concreta en estos análisis.

4.4 Privacidad

Tratamos todos los datos personales siguiendo estrictamente nuestra Política de privacidad (/es/privacy/). Cuando sea necesario por requerimientos legales, facilitaremos un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) listo para firmar.

4.5 Responsabilidad del Cliente

El Cliente es el único responsable de contar con el derecho y el consentimiento legal para introducir información de sus empleados en la plataforma. Además, es responsable de que las reglas configuradas (como los límites de vacaciones) cumplan con la legislación laboral de su país.

5.1 Servicios externos

Cualquier integración con servicios de terceros (como calendarios externos o herramientas de comunicación) es completamente opcional y se rige por los términos de esos proveedores. Cala HQ no es responsable del funcionamiento de estos servicios externos y nos reservamos el derecho de desactivar una integración si esta supone un riesgo de seguridad para la plataforma.

5.2 Intercambio de datos

Al activar una integración de terceros, autorizas explícitamente a Cala HQ a enviar los Datos del Cliente necesarios hacia ese servicio externo para que la integración pueda funcionar correctamente.

6.1 Planes y tarifas

El nivel de acceso depende del Plan de suscripción contratado. Las funciones incluidas, los límites de usuarios y los precios actuales se detallan claramente en nuestra web o en tu panel de facturación.

6.2 Renovación automática

Todas las suscripciones se renuevan automáticamente al final de cada ciclo, a menos que decidas cancelar el plan antes de que termine el periodo en curso.

6.3 Cambios de plan

Si decides subir de plan o añadir más usuarios, los cambios se aplican de inmediato. El importe adicional se calculará de forma proporcional (prorrateo) según los días restantes de tu ciclo actual.

6.4 Pagos

Todos los cobros se realizan por adelantado a través de nuestra pasarela de pagos segura (Stripe). Al proporcionar un método de pago, nos autorizas a realizar cargos automáticos recurrentes para mantener activa la suscripción.

6.5 Impuestos y facturas

Los precios mostrados no incluyen impuestos. Como Cliente, eres responsable de pagar el IVA o los impuestos aplicables según tu país de facturación. Si la normativa nos obliga, calcularemos y sumaremos estos impuestos al total de la factura basándonos en tu dirección fiscal.

6.6 Impagos

Si un cargo automático falla y el problema no se resuelve en un tiempo prudencial, nos reservamos el derecho de suspender temporalmente o bloquear el acceso a la plataforma.

6.7 Política de reembolsos

Salvo que la ley lo exija estrictamente, los pagos realizados no son reembolsables. Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento: no se te volverá a cobrar y podrás seguir usando la plataforma hasta el último día del periodo que ya has pagado.

6.8 Cambios en los precios

Cala HQ se reserva el derecho de ajustar sus precios en el futuro. Las nuevas tarifas solo se aplicarán en tu siguiente ciclo de renovación. Si no estás de acuerdo con el nuevo precio, tienes total libertad para cancelar la suscripción antes de la renovación.

Al utilizar Cala HQ, te comprometes (y comprometes a tus empleados) a NO realizar las siguientes acciones:

• Copiar, imitar el diseño o crear obras derivadas de nuestra plataforma;
• Aplicar ingeniería inversa o intentar extraer el código fuente del sistema;
• Intentar saltarse o vulnerar nuestras medidas de seguridad y controles de acceso;
• Utilizar la plataforma para fines ilegales o para vulnerar derechos de terceros;
• Introducir virus, troyanos o cualquier tipo de código malicioso;
• Sobrecargar el sistema para interferir en el uso de otros clientes;
• Revender, alquilar o comercializar tu cuenta a otras empresas;
• Registrar menos empleados de los reales con el fin de evitar pagar la tarifa correspondiente;
• Utilizar Cala HQ en entornos críticos o de alto riesgo donde un fallo del software pudiera provocar daños físicos graves o riesgos vitales.

8.1 Derechos de propiedad

Cala HQ y sus desarrolladores son los únicos titulares de todos los derechos de autor, patentes y propiedad intelectual sobre la plataforma, el código y su Documentación. No se te concede ningún derecho más allá del simple uso del software estipulado en estos Términos.

8.2 Sugerencias de los usuarios

Nos encantan los comentarios y sugerencias (feedback). Si nos envías ideas para mejorar Cala HQ, aceptas que podemos implementarlas libremente en nuestro producto sin ninguna restricción y sin obligación de ofrecerte compensación económica alguna.

Durante nuestra relación comercial, ambas partes podríamos acceder a información confidencial de la otra. Nos comprometemos mutuamente a usar esta información únicamente para cumplir con lo pactado en estos Términos, a protegerla de forma responsable y a no divulgarla a terceros (excepto a los empleados o asesores que estrictamente necesiten conocerla y que estén atados por acuerdos de confidencialidad). Estas normas no aplican a la información que ya sea pública por otros medios. Si un requerimiento legal o judicial nos obliga a revelar información, intentaremos notificártelo previamente, siempre que la ley nos lo permita.

En la medida máxima que permita la ley aplicable, nuestros Servicios se ofrecen «tal cual» (as-is) y «según disponibilidad» (as-available). Cala HQ rechaza cualquier tipo de garantía implícita o explícita, incluyendo garantías de que la plataforma nunca sufrirá interrupciones, que estará 100% libre de errores en todo momento o que se adaptará perfectamente a unas necesidades empresariales concretas. El Cliente es el responsable último de revisar y garantizar que las políticas de ausencias configuradas en la plataforma cumplen con sus propias leyes laborales y convenios colectivos.

11.1 A cargo del Cliente

El Cliente acepta proteger, defender e indemnizar a Cala HQ (incluyendo a sus dueños, directivos y empleados) frente a cualquier tipo de reclamación, daño, demanda o coste legal que surja como consecuencia de: (a) los Datos del Cliente introducidos; (b) un uso de la plataforma que infrinja la ley o estos Términos; (c) el mal uso de integraciones de terceros; o (d) cualquier disputa o conflicto laboral entre el Cliente y sus propios empleados.

11.2 A cargo de Cala HQ

Si un tercero demanda al Cliente alegando que el software de Cala HQ vulnera sus derechos de propiedad intelectual, Cala HQ se compromete a solucionar el problema asumiendo una de estas acciones a nuestra elección: (i) obtener las licencias necesarias para que sigas usando la plataforma; (ii) modificar la plataforma para que deje de infringir la patente; o (iii) en el peor de los casos, cerrar el Servicio y reembolsarte el dinero proporcional que ya habías pagado y no has llegado a disfrutar.

Exclusión de daños indirectos. Cala HQ no se hará responsable bajo ninguna circunstancia de posibles daños indirectos, incidentales, daños a la reputación o de la pérdida de beneficios, ingresos o datos del Cliente.

Límite máximo. En el caso de que Cala HQ sea declarada responsable de algún fallo o incidencia, la compensación económica total máxima nunca superará la cantidad total que el Cliente nos haya pagado por el Servicio durante los últimos 12 meses anteriores a la reclamación.

Estas limitaciones se aplicarán siempre en la máxima medida permitida por la legislación vigente.

13.1 Duración del contrato

Estos Términos entran en vigor en el momento en el que creas tu cuenta y seguirán activos mientras mantengas una suscripción o un perfil en nuestra plataforma.

13.2 Suspensión de la cuenta

Podemos suspender temporalmente el acceso a tu cuenta por impago de facturas, si detectamos un riesgo grave de seguridad o si detectamos que estás haciendo un uso fraudulento del software.

13.3 Cancelación

El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde los ajustes de la plataforma (podrá seguir usando la herramienta hasta agotar el mes o el año pagado). Cualquiera de las dos partes puede dar por finalizado el contrato de inmediato si se produce un incumplimiento grave de estos Términos que no se soluciona tras 30 días de aviso previo.

13.4 Qué pasa tras la cancelación

Una vez terminada la relación, perderás el acceso a los Servicios. Durante los 30 días posteriores al cierre, te daremos la opción de exportar tus Datos del Cliente. Transcurrido ese plazo, procederemos a borrar permanentemente tus datos de nuestros sistemas de producción, conforme a nuestras políticas internas de retención y limpieza de servidores.

Al utilizar Cala HQ, declaras y garantizas que ni tu empresa ni tus Usuarios operan ni residen en territorios sujetos a embargos por parte de la Unión Europea o los Estados Unidos. También confirmas que no os encontráis en ninguna lista oficial gubernamental de personas o entidades sancionadas.

El Cliente no puede traspasar ni vender su cuenta y las obligaciones de este contrato a otra empresa sin nuestro permiso escrito (salvo en caso de fusión o de venta corporativa de toda su empresa). Cala HQ, por su parte, se reserva el derecho de utilizar a subcontratistas tecnológicos de confianza (como proveedores de servidores de bases de datos), manteniendo en todo momento la responsabilidad por los servicios que estos presten.

Cala HQ te enviará los avisos oficiales y de facturación al correo electrónico que proporcionaste al crear la cuenta. Si necesitas enviarnos un aviso legal u oficial, por favor, hazlo escribiéndonos directamente a support@calahq.com.

Este acuerdo se rige íntegramente por las leyes de la República de Letonia. Cualquier posible conflicto legal o disputa comercial será competencia exclusiva de los tribunales de la ciudad de Riga (Letonia). Queda expresamente excluida la aplicación de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías.

Acuerdo íntegro. Estos Términos, sumados a nuestra Política de privacidad y los precios oficiales de la web, forman el acuerdo completo entre tú y Cala HQ, sustituyendo cualquier conversación o acuerdo previo que hayamos tenido.

Validez del resto del documento. Si un juez determina que alguna cláusula concreta de este documento no es válida o legal, el resto de los puntos seguirán siendo 100% aplicables.

Fuerza mayor. Ninguna de las dos partes será responsable por retrasos o fallos en el servicio que sean provocados por desastres naturales, guerras, pandemias u otras emergencias imprevisibles que escapen a nuestro control.

Idioma principal. Podemos ofrecer la traducción de este contrato a varios idiomas por comodidad. No obstante, en caso de cualquier discrepancia, confusión o conflicto legal, prevalecerá siempre la versión redactada en inglés.